Professional English: formal emails
Peşəkar ingilis dili: rəsmi e-poçtlar
After this lesson you can
- Can write a clear formal email with an appropriate greeting, purpose, body and closing.
- Can use standard formal phrases for requesting, attaching documents and following up.
- Can change informal language into a polite, professional register.
Explanation
Formal emails
Structure: subject line → greeting → purpose → details → closing sentence → sign-off.
Greetings: Dear Sir or Madam → Yours faithfully; Dear Mr/Ms + surname → Yours sincerely / Kind regards.
Useful phrases:
- I am writing to enquire about...
- I would be grateful if you could...
- Please find attached...
- I look forward to hearing from you.
Use full forms, formal verbs (receive, request, assist), no emojis. State your purpose in the first sentence. Remember: look forward to + -ing.
Azərbaycan dilində ətraflı izah
Rəsmi e-poçtun quruluşu
- Subject line (mövzu), qısa və konkret: Request for meeting – Marketing report
- Greeting (müraciət)
- Purpose (məqsəd), ilk cümlədə niyə yazdığınızı deyin
- Body (əsas hissə), detallar, qısa abzaslar
- Closing (yekun cümlə), növbəti addım
- Sign-off (vidalaşma) + ad, vəzifə
Müraciət və vidalaşma
| Vəziyyət | Müraciət | Vidalaşma |
|---|---|---|
| Adı bilmirsiniz | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, (BrE) |
| Adı bilirsiniz | Dear Mr Aliyev, / Dear Ms Huseynova, | Yours sincerely, / Kind regards, |
| Tanış həmkar | Dear Leyla, / Hello Leyla, | Best regards, / Best wishes, |
Azərbaycan dilində müraciətdə ad və ata adı və ya müəllim/xanım işlənir (Hörmətli Elçin müəllim). İngiliscədə Mr/Ms + soyad işlənir: Dear Mr Elchin → **Dear Mr Mammadov **. Qadınlar üçün ailə vəziyyəti bilinmirsə Ms işlədin.
Faydalı ifadələr
- Məqsəd: I am writing to enquire about... / I am writing regarding...
- Xahiş: I would be grateful if you could... / Could you please...?
- Əlavə: Please find attached... / I have attached...
- Cavaba istinad: Thank you for your email of 3 May.
- Xatırlatma: I am writing to follow up on...
- Yekun: I look forward to hearing from you. / Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
Rəsmi üslub qaydaları
- Qısaltmalardan çəkinin: I'm → I am, can't → cannot (çox rəsmi mətnlərdə).
- Danışıq sözlərini dəyişin: get → receive, ask for → request, help → assist, want → would like.
- Smayliklər, '!!!' və böyük hərflərlə yazmaq olmaz.
- I look forward to hearing, to-dan sonra -ing gəlir:
look forward to hear.
Tipik səhvlər
Azərbaycan rəsmi məktublarında uzun giriş və təriflər adidir. İngilis rəsmi e-poçtunda isə qısa və birbaşa olmaq nəzakət sayılır, məqsədi ilk cümlədə yazın.
Examples
Dear Ms Karimova, I am writing to enquire about the position of junior analyst.
Hörmətli xanım Kərimova, kiçik analitik vəzifəsi ilə bağlı məlumat almaq üçün yazıram.
Please find attached my CV and a cover letter.
CV-mi və müşayiət məktubumu əlavədə təqdim edirəm.
I would be grateful if you could send me the final schedule.
Son cədvəli mənə göndərə bilsəniz, minnətdar olaram.
I am writing to follow up on our meeting last Tuesday.
Keçən çərşənbə axşamı keçirdiyimiz görüşlə bağlı yazıram.
Please do not hesitate to contact me if you need any further information.
Əlavə məlumat lazım olarsa, mənimlə əlaqə saxlamaqdan çəkinməyin.
I look forward to hearing from you.
Cavabınızı səbirsizliklə gözləyirəm.
Kind regards, Rashad Hasanov, Sales Manager
Hörmətlə, Rəşad Həsənov, Satış meneceri
Common mistakes
Dear Mr Rashad,
Dear Mr Hasanov,
Mr/Ms-dən sonra ad yox, soyad gəlir.
I look forward to hear from you.
I look forward to hearing from you.
look forward to ifadəsində to sözönüdür, ondan sonra -ing gəlir.
Hi!!! I want the price list. Send it pls.
Dear Sir or Madam, I would be grateful if you could send me your price list.
Rəsmi e-poçtda nida işarələri, qısaltmalar və birbaşa əmr işlənmir.
Dear Sir or Madam, ... Yours sincerely,
Dear Sir or Madam, ... Yours faithfully,
Britaniya üslubunda ad bilinmirsə Yours faithfully yazılır.
In attachment you can find my CV.
Please find attached my CV.
Standart ifadə: Please find attached... / I have attached...
Vocabulary
- assist verb
- to help someonekömək etmək (rəsmi)“Our staff will assist you with your booking.”
- enquire verb
- to ask for informationsoruşmaq, məlumat almaq (rəsmi)“I am writing to enquire about your courses.”
- follow up phrasal verb
- to contact someone again about something discussed earlierdavamını izləmək, yenidən müraciət etmək“I'm writing to follow up on my application.”
- hesitate verb
- to pause before doing something because you are unsuretərəddüd etmək“Do not hesitate to call us.”
- regarding preposition
- about; concerning (formal)barəsində, ilə bağlı“I have a question regarding the invoice.”