Writing: reports
Yazı: hesabatlar
After this lesson you can
- Can organise a report with a clear title, headings, introduction, findings and recommendations.
- Can present findings objectively using impersonal and passive structures.
- Can make clear, polite recommendations using appropriate language.
Explanation
A report is a formal, fact-based text written for a specific reader, such as a manager or committee. It describes a situation and makes practical recommendations.
Structure: a title (and optional To/From/Subject lines), an introduction stating the aim (The aim of this report is to…), several sections with clear headings, and a conclusion with recommendations. Headings are what make a report different from an essay.
Use objective language: the passive and impersonal phrases (A survey was carried out; It was found that…), quantities (the majority of respondents) and hedging (This may be due to…).
For recommendations, use I would recommend that…, It would be advisable to…, I suggest + -ing, The college should consider…. Never use suggest/recommend + to-infinitive. Avoid contractions and emotional language.
Azərbaycan dilində ətraflı izah
Hesabat nədir?
Hesabat – müəyyən oxucu (müdir, komissiya, məktəb rəhbərliyi) üçün yazılan, faktlara əsaslanan və tövsiyələr verən rəsmi mətndir. Esse fikir müdafiə edir, hesabat isə vəziyyəti təsvir edib praktik təkliflər irəli sürür.
Quruluş
- Başlıq və ünvan (istəyə görə): To: The Director / From: ... / Subject: ...
- Introduction – məqsəd: The aim of this report is to... / This report examines...
- Bölmələr – hər biri alt başlıqla: Current facilities, Problems, Student feedback
- Conclusion and recommendations – nəticə və təkliflər.
Alt başlıqlar hesabatı esse-dən fərqləndirən əsas əlamətdir. Siyahılar (bullet points) da işlənə bilər, amma tam cümlələrlə.
Obyektiv dil
- Məchul və şəxssiz quruluşlar: It was found that... / It appears that... / A survey was carried out...
- Rəqəm və miqdar: The majority of / A small number of / Approximately 60% of respondents...
- Ehtiyatlı ifadələr: It seems that... / This may be due to...
Azərbaycan dilində rəsmi hesabatlarda da müəyyən edilmişdir, təklif olunur kimi məchul formalar işlənir – bu vərdişi ingilis dilinə keçirə bilərsiniz.
Tövsiyə dili
- I would recommend that the canteen (should) offer more vegetarian options.
- It would be advisable to extend opening hours.
- I suggest introducing an online booking system.
- The college should consider ...
Diqqət: recommend / suggest sonrasında to-infinitive işlənmir: I suggest to introduce – səhvdir.
Üslub
Rəsmi, aydın, qısaltmasız. Şəxsi hisslərdən qaçın (I hate the canteen), məlumata əsaslanın (Over half of the students were dissatisfied with the canteen). Tövsiyələr bölməsində şəxsi fikir (I would recommend) normaldır.
Examples
The aim of this report is to evaluate the sports facilities at our college.
Bu hesabatın məqsədi kollecimizin idman obyektlərini qiymətləndirməkdir.
A questionnaire was distributed to 120 students.
120 tələbə arasında anket paylanmışdır.
The majority of respondents were satisfied with the library.
Respondentlərin əksəriyyəti kitabxanadan razı qalıb.
It was found that the gym is overcrowded in the evenings.
Müəyyən edilmişdir ki, idman zalı axşamlar həddən artıq doludur.
This may be due to the limited number of machines.
Bu, məşq aparatlarının sayının az olması ilə bağlı ola bilər.
I would recommend that the opening hours be extended.
Açıq olma saatlarının uzadılmasını tövsiyə edərdim.
It would be advisable to introduce an online booking system.
Onlayn rezervasiya sisteminin tətbiqi məqsədəuyğun olardı.
Common mistakes
I suggest to buy new equipment.
I suggest buying new equipment. / I suggest that the college buy new equipment.
suggest-dən sonra V-ing və ya that-cümlə işlənir.
Writing a report without any headings.
Dividing the report into sections with clear headings.
Alt başlıqlar hesabatın əsas əlamətidir; onlarsız mətn esse kimi görünür.
The canteen is terrible and everybody hates it.
A large number of students expressed dissatisfaction with the canteen.
Hesabatda emosional ifadələr yox, obyektiv məlumat verilir.
Most of students said the library was too small.
Most students said the library was too small. / Most of the students said...
most of-dan sonra the/my və s. lazımdır; ya da sadəcə most students.
Vocabulary
- advisable adjective
- sensible and recommendedməqsədəuyğun, məsləhətli“It is advisable to book in advance.”
- dissatisfaction noun
- the feeling of not being satisfiednarazılıq“There was widespread dissatisfaction with the timetable.”
- evaluate verb
- to judge or calculate the quality, importance, or value of somethingqiymətləndirmək“We need to evaluate the effectiveness of the new policy.”
- facilities noun
- buildings, equipment or services provided for a purposeimkanlar, obyektlər, şərait“The sports facilities need updating.”
- questionnaire noun
- a written set of questions used to collect informationanket, sorğu vərəqəsi“Please complete the questionnaire.”
- respondent noun
- a person who answers a survey or questionnairerespondent, sorğu iştirakçısı“Forty per cent of respondents preferred online classes.”