Writing: formal complaint emails
Yazı: rəsmi şikayət məktubu
After this lesson you can
- Can write a well-organised formal complaint email that explains a problem clearly.
- Can describe what went wrong and request a specific solution politely but firmly.
- Can use formal complaint phrases and avoid rude or emotional language.
Explanation
Formal complaint emails
The aim is to get the problem solved, so be polite but firm.
Structure: subject line → reason for writing → facts (date, order number, price) → what went wrong → effect on you → what you want (refund, replacement, repair) → closing with a deadline.
Useful phrases: I am writing to complain about... / I was disappointed to find that... / To make matters worse... / I would therefore like a full refund. / I look forward to your prompt reply.
Avoid insults, capital letters and exclamation marks. Facts are more powerful than emotions. Use past tenses for events and the present perfect for problems that continue.
Azərbaycan dilində ətraflı izah
Uğurlu şikayətin məqsədi
Şikayət məktubunun məqsədi əsəbinizi çıxarmaq deyil, **problemi həll etdirməkdir **. Ona görə ton nəzakətli, amma qətiyyətli (polite but firm) olmalıdır.
Quruluş
- Mövzu: Complaint – Order #48213 (damaged item)
- Giriş, məqsəd: I am writing to complain about / express my dissatisfaction with...
- Faktlar: nə, nə vaxt, harada aldınız; sifariş nömrəsi, tarix, məbləğ.
- Problem: nə səhv oldu, ardıcıllıqla. Keçmiş zamanlardan istifadə edin.
- Nəticə: bu sizə necə təsir etdi (vaxt, pul, narahatlıq).
- Tələb: konkret həll, refund (pulun qaytarılması), replacement (dəyişdirilmə), repair (təmir).
- Yekun: son tarix və gözləntiniz: I look forward to your prompt reply.
Faydalı ifadələr
- I am writing to complain about...
- I was disappointed to find that...
- Unfortunately, the item was damaged / did not work.
- To make matters worse, ... (vəziyyəti daha da pisləşdirən fakt)
- Despite several phone calls, the problem has not been solved.
- I would therefore like a full refund / a replacement.
- I expect to receive a reply within seven days.
- If the problem is not resolved, I will have no choice but to...
Ton: nə etməməli
| Pis | Yaxşı |
|---|---|
| Your service is terrible! | I am dissatisfied with the service I received. |
| You must give me my money back NOW. | I would like a full refund. |
| Your staff are rude and stupid. | The member of staff I spoke to was not helpful. |
Azərbaycan dilində şikayət yazanda çox vaxt emosional ifadələr və ya ümumi tənqid olur. İngilis üslubunda faktlar daha güclüdür: tarix, nömrə, konkret hadisə.
Qrammatika
- Hadisələr: **past simple **, **past continuous **, past perfect (When I opened the box, I found that the screen had been broken).
- Hələ davam edən problem: present perfect (I have still not received a reply).
- Xahiş: **would like **, I would be grateful if...
Examples
I am writing to complain about a coffee machine I bought from your website on 4 March.
4 martda saytınızdan aldığım qəhvə maşını ilə bağlı şikayət etmək üçün yazıram.
When I opened the box, I found that the glass jug had been broken.
Qutunu açanda gördüm ki, şüşə qab sınıb.
To make matters worse, nobody answered my calls to customer service.
Ən pisi isə odur ki, müştəri xidmətinə etdiyim zənglərə heç kim cavab vermədi.
I would therefore like a full refund or a replacement.
Buna görə də pulumun tam qaytarılmasını və ya məhsulun dəyişdirilməsini istəyirəm.
I have still not received any response to my previous email.
Əvvəlki e-poçtuma hələ də heç bir cavab almamışam.
I expect to hear from you within ten working days.
On iş günü ərzində sizdən cavab gözləyirəm.
I look forward to your prompt reply.
Tezliklə cavabınızı gözləyirəm.
Common mistakes
Your shop is the worst! I am very angry!!!
I am very disappointed with the service I received at your shop.
Emosional ifadələr və nida işarələri məktubun təsirini azaldır.
I want to complain on your service.
I want to complain about your service.
complain about something; complain to someone.
Please give me back my money.
I would like a full refund.
Rəsmi üslubda refund sözü işlənir.
I bought it before two weeks.
I bought it two weeks ago.
Azərbaycan dilindəki 'iki həftə əvvəl' ingiliscədə two weeks ago kimi deyilir.
I didn't receive still the order.
I have still not received the order.
Davam edən problem üçün present perfect; still inkar cümlədə köməkçi feldən sonra gəlir.
Vocabulary
- complaint noun
- a statement that something is wrong or not good enoughşikayət“We received a complaint about the noise.”
- dissatisfied adjective
- not pleased with somethingnarazı“Many customers were dissatisfied with the delay.”
- faulty adjective
- not working correctlynasaz, qüsurlu“The charger was faulty.”
- inconvenience noun
- trouble or problems caused to someonenarahatlıq, əziyyət“We apologise for any inconvenience.”
- prompt adjective
- done quickly, without delaytez, operativ“Thank you for your prompt reply.”
- refund noun
- money that is paid back to youpulun geri qaytarılması“I asked for a full refund.”
- replacement noun
- a new thing that takes the place of a broken oneəvəz, dəyişdirilmiş məhsul“They sent me a replacement the next day.”
- resolve verb
- to find a solution to a problemhəll etmək“We hope to resolve the issue quickly.”